サイン証明
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書類上に自署されたサインが、商工会議所に登録されているものと同一であることを証明することにより、その書類が正規に作成されたものであることを間接的に証明するものです。
対象書類
各種証明書・私文書
- 申請者が作成する各種証明書類
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(船会社・航空会社・保険会社・検査会社発行のものは除く)
Health Certificate（衛生証明書）、Certificate of Free Sales(自由販売証明書)、Certificate of Origin((輸出者または製造業者作成の)原産地証明書)、Inspection Certificate（自社発行の検査証明書）、Price Certificate（価格証明書）など
- 契約書類
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Contract（契約書）、Agent agreement（代理店契約書）など
- 委任状、推薦状、保証状など
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Power of Attorney（委任状）、Letter of Guarantee（保証状）、Personal History（履歴書）、渡航VISA取得のための会社推薦状、大使館等へのサイン登録書
- 抹消登録証明書、登記事項証明など
申請方法
- 窓口申請
次の書類を揃えて、窓口に提出してください。
- 書類の内容ごとに件数を数えます。記載内容が異なる書類は別の書類となります。
- 右記以外にL/C等の関連書類の提出をお願いする場合があります。
- 申請頻度の多いサイン証明書類のサンプルです。具体的な記述内容は事前に輸入者等に確認してください。
- 登録済みサイン入り
- 商工会議所控えは
フォト・コピー可
- オンライン申請
対象となる証明書
- 衛生証明
- 自由販売証明
- 翻訳に関する申請者宣誓書
- その他サイン証明
- ※各社様式ではなく、指定様式での証明となります。
窓口申請での証明例
- 「Signature Verified by NAGOYA CHAMBER OF COMMERCE AND INDUSTRY」の文言を使用し、書類発行者のサインの下(または横)部に証明します。
- 複数ページからなる書類であっても割印は施されません。
- 書類裏面への証明は行いません。
オンライン申請での証明例
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衛生証明
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自由販売証明
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翻訳に関する申請者宣誓書
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その他サイン証明
- 記載方法
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プリンターまたはタイプによる印字（サインを除く）とします。
手書きで作成された書類は受理できません。
- 日付
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書類作成日（原則、申請日以前の日付）を記載してください。
証明日付は申請日となります。過去の日付や未来の日付での証明はできません。
- サイン（署名）
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英文会社名（レターヘッドに会社名がある場合は省略可）サイン（署名）
- 商工会議所に登録されたサイナー（署名者）本人のサインと同じ形状のもの。サインの形状が登録と異なる場合は、書類を受理できません。
- 署名は書類の最終ページに記載してください。複数ページにわたる場合、最終ページがサインのみの書類は受理できません。
- Forサイン（代理署名）の書類は受理できません。
サイナー（署名者）英文氏名（フルネーム）サイナー（署名者）役職（省略可）
- 書類の宛先
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宛て先を記載してください。
宛て先を明記しない場合は「To whom it may concern」と記載してください。
- 商工会議所の証明印を押すスペース
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書類上のサインの下（または左右）部に商工会議所の証明印を押すスペース（縦7cm、横10cm以上）を設けてください。この場合、書類に直接証明します。
- その他
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英文以外の書類(スペイン語、フランス語に限る)は、記載内容を確認するため翻訳文の提出をお願いすることがあります。
「As per attached …」と記載のある場合は、その参照する書類も必ず添付してください。
記載事項の中に「商工会議所が保証する」や「商工会議所が責任を持つ」等、商工会議所に関わる記載があるものは証明できません。
渡航VISAのための会社推薦状では、渡航予定日が書類作成日より後であることが必要です。なお、渡航時期が未記入の場合には証明できません。
サインに加え、社印を押印した文書は下記条件を満たしてください。
- 陰影がサインにかからないこと
- 陰影の横または下に(COMPANY SEAL),(CORPORATE SEAL)等、括弧書きで注釈を入れること
公証人の認証済み書類については、商工会議所では証明できません。法務局を経由して外務省で公印証明を取得して下さい。また、公証人と商工会議所の証明が必要な場合は、先に商工会議所に申請して下さい。
官公庁等公的機関発行の公文書
商工会議所の証明はできません。公文書については外務省で公印証明を取得してください。
Consortium名義やOn behalf ofの名義での申請する場合は、事前にお問い合わせください。
サイン指定様式
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書類が下記に該当する場合は、「サイン指定様式」を書類に添付してください。
サインの下（または横）部に商工会議所の証明印を押すスペース（縦7cm、横10cm以上）がない場合
同一書類に2つ以上のサインが入り、うち1つを証明する場合
証明後に別のサインが入る予定がある場合を含む）
サイン指定様式の記載方法
- 申請書類の名称（Title of attached document）
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添付書類と同じ表題を記載してください。
- 申請書類の日付（Date of attached document）
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添付書類と同じ作成日を記載してください。西暦、月、日が特定できるように記載してください（「January 1, 2023」や「JAN. 1, 2023」）。
契約書などで日付を記載できない場合は「NIL」と記載してください。
- 署名者の氏名（Name of person）
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添付書類上で証明が必要な署名者の氏名をフルネームで記載してください。
（例：Taro Yamada）
- 署名者の役職（Title）
-
添付書類上で証明が必要な署名者の役職を記載してください。
役職の記載がない場合は「NIL」と記載してください。
- 会社名（Name of company）
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添付書類の会社名を記載してください。
- 用紙はＡ４版の白紙を使用してください。
- 申請者のレターヘッドは使用できません。
- 添付方法：申請書類の末尾に左上をホッチキス止めして添付してください。
サイン登録証明書
大使館・領事館へ署名を登録する場合やサインの入った書類に添付する場合などに使用します。
市区町村で発行する印鑑証明書のような役割を果たす書類です。
サイン登録証明書の記載方法
- 宛先（To）
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提出先（会社名）を記載してください。
宛先が確定していない場合は「To whom it may concern」と記載してください。
- 登録済みの肉筆サイン（Specimen signature）
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商工会議所に登録された本人が肉筆でサインしてください。
- 申請者氏名・役職（Name and title）
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商工会議所に登録された署名者の氏名と役職を記載してください。
- 会社名（Name of company）
-
商工会議所に登録された会社名を記載してください。
- 申請日（Date）
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書類にサインをした日付、または証明申請する日付を、西暦、月、日が特定できるように記載してください。（「January 1, 2023」や「JAN. 1, 2023」）
未来の日付のものは受理できません。
- 用紙はＡ４版の白紙を使用してください。
- 申請者のレターヘッドは使用できません。
翻訳に関する申請者宣誓書
日本語の原本を他言語(英語、仏語、西語)に翻訳したものについて、商工会議所で証明を取得する場合に必要なカバーレターのことです。
- 用紙
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申請者宣誓書は申請者のレターヘッドを使用してください。
- 添付方法
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1.申請者宣誓書、2.翻訳文、3.日本語原本の3点を揃え、上から順にセットし左上をホッチキス止めしてください。
- その他
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日本語の原本ごとに作成してください。複数の書類を１枚の「申請者宣誓書」で申請することはできません。
書類名は翻訳した書類の表題を記載してください。
抜粋のみを翻訳した場合は、宣誓書の書類名に「書類名 （Extract）」と記載してください。この場合、翻訳文の書類名も同様に記載してください。
